Capire quali sono le varie tipologie di firme elettroniche, i vantaggi di ciascuna e le differenze permette di capire di quale dotarsi per le proprie esigenze.
Sebbene l’Italia sia stato tra i primi Paesi a dare valore legale ai documenti digitali e alla loro firma, non tutti conoscono le differenze tra firme elettroniche ed è utile approfondire.
Del resto la digitalizzazione corre sempre più ed è importante avere a propria disposizione gli strumenti adatti per gestire al meglio anche la questione della gestione documentale.
Cos’è una firma elettronica
Partiamo dalla definizione di firma elettronica. Si tratta, nello specifico, di un insieme di dati in forma elettronica che sono allegati o connessi ad altri dati attraverso associazione logica che sono utilizzati come metodo di identificazione informatica.
Come detto esistono diverse tipologie di firma elettronica, che si differenziano tra loro per il livello di complessità. Tuttavia, prima di entrare nel dettaglio è utile un accenno alla normativa sulla firma elettronica.
Come detto, il nostro Paese è stato tra i primi a dare valore legale a questo tipo di firme ponendo l’accento sul bisogno di gestire al meglio i flussi documentali. Nello specifico possiamo dire che la normativa italiana sulla firma elettronica attualmente in vigore è abbastanza recente, sebbene se ne parli dal 1997.
Nello specifico, con l’introduzione del Regolamento eIDAS è stata abrogata la Direttiva 1999/93/CE che andava a disciplinare l’argomento. In Italia tra il 2016-2017 la normativa èp stata adeguata a quanto prescritto e ora le firme elettroniche hanno valori giuridici differenziati.
Le tipologie di firma elettronica
Ecco, quindi, che è importante conoscere le varie tipologie di firma elettronica per analizzarne utilizzi e valore giuridico.
Firma elettronica semplice
Quando si parla di firma elettronica semplice nel Regolamento eIDAS si intende un “insieme di dati in forma elettronica acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati dal firmatario per firmare”. Si tratta, nello specifico, della più debole tra le firme elettroniche dato che si tratta di una connessione dati che permette la firma su un documento elettronico e nulla più.
Non si tratta di uno strumento sicuro tanto quanto altre tipologie di firma elettronica ed è per questo motivo che non sempre è utilizzabile. Non riesce, infatti, a garantire autenticità, integrità del documento e il non ripudio.
Un esempio di firma semplice? Il codice PIN.
La firma elettronica avanzata
Questa tipologia di firma elettronica è decisamente più strutturata e complessa. La firma elettronica avanzata è, nello specifico, una firma elettronica univoca che, quindi, è connessa unicamente al firmatario e ne permette l’identificazione.
Non solo. Quando si parla di FEA si intende una firma sicura, poiché i mezzi che vengono utilizzati per la creazione della stessa garantiscono che questa possa essere utilizzata solo dal firmatario. Permette, inoltre, di identificare eventuali modifiche.
Un esempio? La firma grafometrica che viene apposta tramite pennino, proprio come quella fisica. La differenza è che invece che un documento cartaceo si firma su un tablet o uno schermo sensibile.
La firma grafometrica permette di riconoscere la firma attraverso alcuni parametri biometrici che permettono, dopo la rielaborazione della firma in modalità protetta, di associare firma e firmatario.
Firma elettronica qualificata
Quando si parla di firma elettronica qualificata si intende una firma creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata che si basa su un certificato specifico come stabilito dal Regolamento eIDAS.
Questa tipologia di firma permette di identificare in maniera univoca il titolare e di conferire alla firma la capacità giuridica di una firma autografa.
Come ottenere la firma elettronica
Nell’ottica di una corretta gestione documentale si dovrebbe capire come ottenere la firma elettronica.
Suggeriamo, ad esempio, di dare uno sguardo a questa piattaforma per l’acquisto della firma elettronica e per la gestione documentale. Si potrà scoprire come ottenere la tipologia di firma di proprio interesse nonché si capiranno le differenze concrete tra le varie firme.
Scegliere un ottimo servizio permette di avere una serie di indiscussi vantaggi. Ad esempio in questo modo sarà possibile non solo ottenere lo strumento più in linea con le proprie esigenze, ma si potrà anche imparare a utilizzarlo nel migliore dei modi così da averlo sempre a propria disposizione.
Quello della gestione documentale e delle firme elettroniche è un argomento che va debitamente approfondito. Del resto con la digitalizzazione che corre sempre più si devono trovare nuovi modi di lavorare e snellire i tempi della burocrazia.
Non solo. Gli ultimi accadimenti a livello mondiale e la pandemia da Covid-19 hanno posto l’accento sulla possibilità di lavorare in smartworking. In questo caso digitalizzare il flusso documentale e ottenere nuove possibilità digitali è d’obbligo per permettere a tutti di lavorare in maniera veloce, agile e sicura.