Organizzare un evento aziendale: ecco come è possibile farlo 

Avete un’occasione di festa in azienda, un pensionamento importante, una promozione o trasferimento, o volete semplicemente festeggiare un successo ottenuto dal vostro team o dall’impresa? Si tratta di un’occasione perfetta per un evento aziendale, per trovarsi tutti assieme fra colleghi per poter festeggiare un momento di gioia comune.

Un evento aziendale può assumere la forma di un party informale, ma può diventare anche un cocktail party, una cena, a seconda del grado di informalità o formalità che si vuole mantenere e delle persone che si invitano. Perché il tutto risulti un vero successo, è necessario pianificare con cura l’evento senza lasciare nulla al caso.

Per organizzare un evento aziendale fatto davvero bene bisogna innanzitutto avere molta organizzazione e senso pratico, creare una lista di cose da fare e non dimenticare prima ancora di cominciare il lavoro, e soprattutto focalizzarsi su che tipo di festa aziendale si tratti e sul suo significato.

Se possono esserci davvero tantissimi motivi per impostare un evento aziendale, è vero che bisogna cercare di rendere questo evento abbastanza mondano, non troppo serioso e rigido. Bisogna quindi stemperare quella naturale freddezza che spesso si trova sul posto di lavoro, ma mantenendo comunque un certo stile.

Come si organizza, quindi, un evento aziendale? Come ci spiega Davide, responsabile del centro congressi presso l’Hotel Ramada di Napoli a cui abbiamo rivolto qualche domanda prima della redazione di questo articolo, l’organizzazione è importantissima.

 Gli step per gestire un evento aziendale

Prima di tutto bisogna programmare l’evento in modo da capire bene che cosa sarà: un cocktail party o un buffet, una cena, un aperitivo?

Fare un briefing, quindi, serve per schiarirsi al meglio le idee e per cominciare a programmare l’evento e capire quali sono le linee guida. Questa fase aiuta anche a capire che cosa si vuole dall’evento: che sia elegante, semplice, trendy, e via dicendo.

Dopo aver impostato le linee guida, bisogna anche capire quale è il budget del cliente perché in funzione della sua possibilità di spendere ci si organizza sul numero di persone da invitare, sulla location, sul cibo e le bevande e sui possibili intrattenimenti.

La scelta della location è altrettanto fondamentale per un evento aziendale che sia davvero ben riuscito. Bisogna tenere conto sia del tipo di festa che delle esigenze di tutte le parti: ad esempio capita spesso che si ripieghi per sale congresso presso determinati hotel nella zona, ma si può anche optare per la prenotazione privata di un locale di successo e via dicendo, chiedendo i preventivi con largo anticipo per scoprire quale soluzione si adatta meglio alle proprie esigenze.

Una volta scelta la location, se si vuole che sia una festa a tema bisogna anche dare le necessarie istruzioni a tutti coloro che parteciperanno, ad esempio indicando loro che dovranno essere vestiti in un certo modo e via dicendo. Eventuali dress code vanno comunicati direttamente con l’invito, ovvero nella fase del social engagement che serve per tenere a mente di tutti la presenza dell’evento aziendale anche utilizzando i social (ad esempio creando un evento per impedire loro di dimenticarsi dell’occasione).

Affidarsi nelle mani di un meeting planner è una soluzione perfetta per poter gestire l’evento aziendale al meglio, il meeting planner si occupa di supervisionare tutto l’evento (dalla location all’organizzazione, dal cibo all’intrattenimento) e insomma vede dall’alto tutti la sua gestione: ha la capacità di gestire i team e di dare ordini e organizzare l’evento nel suo complesso, fin nei minimi particolari, per la massima soddisfazione del cliente. In questo modo anche una semplice festa aziendale sarà un vero successo garantito per tutti.