Quando si parla di gestione dei pagamenti e degli incassi si fa riferimento a qualcosa che presenta un impatto importante, per non dire determinante, a livello finanziario sull’impresa. Un discorso che interessa le diverse realtà dell’economia, grandi e piccole: pubbliche, private e persino familiari.
Uno dei documenti che si rivela utile tenere costantemente monitorato è la cosiddetta prima nota; saperla redigere in maniera adeguata dovrebbe rappresentare una questione prioritaria nel reparto amministrativo di ogni impresa.
Diverse le informazioni che si possono trovare a proposito e tra queste risulta particolarmente interessante questa guida alla prima nota cassa, attraverso la quale è possibile scoprire qualcosa di più su cos’è e a cosa serve.
In questo articolo ci concentriamo sul perché la prima nota è, nella gestione degli incassi e dei pagamenti, uno dei documenti più importanti per le aziende ormai da diverso tempo.
Un aspetto la cui gestione in maniera avanzata permette di fare la differenza sotto molteplici punti di vista.
Gestione dei pagamenti e degli incassi: di cosa parliamo
La gestione di incassi e pagamenti si rivela qualcosa di essenziale per le molteplici tipologie di aziende, in particolare per i piccoli imprenditori e per quanti, sempre più in aumento in Italia, lavorano tramite partita IVA individuale.
La gestione finanziaria interessa il cosiddetto cash flow o flusso di cassa, il quale a sua volta comprende due tipi di movimenti:
- alcuni in entrata (ovvero gli incassi), che interessano soluzioni quali vendite, finanziamenti e rendite sugli investimenti effettuati;
- altri in uscita (ovvero i pagamenti), le spese che vengono sostenute nel business per diversi motivi tra cui, ad esempio, imposte, utenze, forniture, attrezzature, e via dicendo.
La gestione dell’aspetto finanziario è necessario che tenga conto di entrambe le tipologie di movimenti che si trovano all’interno del flusso di cassa. Diversamente, il rischio a cui si va incontro risulta facilmente intuibile: quello di non avere liquidità sufficiente per la propria attività.
Per questo si rivela essenziale organizzare incassi e pagamenti al top, attraverso un sistema che consenta di avere sempre a disposizione le risorse in grado di sostenere il proprio business: il cosiddetto capitale operativo.
Una gestione corretta del cash flow dovrebbe avere come obiettivi principali il fatto di fornire informazioni a quanti presentano un coinvolgimento sia interno sia esterno all’azienda, in modo da poter avere la gestione tanto dei flussi quanto dei pagamenti sempre sotto controllo. La prima nota si rivela un documento basilare proprio in tal senso.
La prima nota: un documento basilare
Che si tratti di una società di persone oppure di una società di capitali, di una start up o di qualsiasi altra forma economica, alla base della gestione degli incassi c’è generalmente un elemento ben preciso: la prima nota, appunto.
Di cosa si tratta? Di una sorta di registro contabile all’interno del quale si trovano tracciate le diverse operazioni economiche e i movimenti finanziari che vengono effettuati ogni giorno presso un’attività commerciale.
È sempre bene tenere presente che la basilarità della prima nota, nella gestione degli incassi e dei pagamenti, è legata al fatto che va considerata un documento non obbligatorio per legge, diversamente dal libro giornale con cui non va confusa (ma che aiuta a realizzare).
Appare, quindi, qualcosa che è utile predisporre anche per semplice buon senso, dal momento che si rivela particolarmente funzionale per avere sempre costantemente sotto controllo la totalità dei movimenti in denaro che interessano l’attività.
La prima nota, come abbiamo accennato, è utile per tutte le aziende, specialmente per il business delle PMI, una particolarità tutta italiana, nonché dei liberi professionisti.
La gestione della prima nota dovrebbe essere quotidiana o al massimo settimanale nonché predisposta attraverso gli strumenti della Digital Transformation, per la quale sono ancora disponibili fondi statali.
Non è un documento ufficiale e, di conseguenza, non presenta alcun vincolo di tipo formale.
Per questo può essere gestita nel modo che si preferisce, sia in maniera cartacea oppure, meglio ancora, attraverso software digitali di ultima generazione, capaci di far risparmiare tempo e denaro, in quanto limitano fortemente la possibilità di andare incontro all’errore.
Perché è importante fare regolarmente la prima nota
La prima nota, nella gestione degli incassi e dei pagamenti, permette di tenere conto delle molteplici operazioni a livello economico e finanziario che vengono quotidianamente conseguite dall’azienda.
Contempla, pertanto, diverse operazioni di pagamento: quelle in contanti e quelle che utilizzano metodi differenti e maggiormente tracciati, come quelli bancari che sono regolarmente registrati.
Non a caso si parla, per entrare più nel dettaglio, della prima nota cassa (inerente i pagamenti in contanti) e della prima nota banca (inerente i movimenti economici che presentano documentazione tracciata).
I motivi per cui predisporre la prima nota con attenzione, meglio ancora attraverso un software modulabile ad hoc, sono diversi.
A cominciare dal fatto di poter avere tutte le operazioni perfettamente sotto controllo così da effettuare un aggiornamento e un monitoraggio costante del conto.
Qualcosa che permette di non perdere di vista alcun movimento, quindi, e di avere tutto sempre al proprio posto, in ordine e privo di errori che, quando si tratta di denaro, presentano necessariamente ripercussioni importanti.