Chi si appresta ad aprire una partita Iva nel 2018 deve sapere che il sistema di registrazione delle fatture ha subito alcuni cambiamenti. Infatti dal 2017 le imprese in contabilità semplificata adottano il Regime di Cassa anziché il Regime di Competenza.
Prima di addentrarsi nello specifico nelle procedure, è bene spiegare cosa siano questi due sistemi. Il principio di competenza impone alle aziende di registrare ogni transazione nel periodo di imposta di riferimento, senza considerare il momento in cui si verificano i pagamenti. Il principio di cassa, a differenza della competenza, include nel calcolo del reddito solamente le spese e gli incassi in cui si sia registrata una manifestazione finanziaria. Riportare costi e ricavi nella contabilità è molto importante, ma poterlo fare quando effettivamente si verificano effetti economici chiaramente significa avere un vantaggio.
Le aziende sono tenute a usare il principio di competenza, mentre i lavoratori autonomi adottano quello di cassa, inserendo nel reddito i conti già saldati dai loro clienti. Il 2017 ha portato una novità importante per molti titolari di partita Iva, inclusi quelli che sono in procinto di aprirne una.
A chiarire il nuovo regime è stata la circolare numero 11/E dell’Agenzia delle Entrate del 13 aprile 2017: le imprese minori possono adottare il sistema con il principio di cassa per determinare Irpef e Irap, quindi per pagare le imposte sul reddito. Resta comunque la possibilità di optare per il principio di competenza, scegliendo di usare la contabilità ordinaria, tenendo un vincolo triennale. In questo modo, però, si suppone che la registrazione del pagamento coincida con l’incasso.
A introdurre le modifiche è stata la Legge di Bilancio 2017, che è andata a variare l’articolo 66 del Testo Unico per le imprese minori e l’articolo 18 del Decreto del Presidente della Repubblica numero 600 del 1973. La normativa consente quindi di adottare la contabilità semplificata con il regime di cassa. Vi è comunque un limite:
- per le imprese che forniscono servizi non si deve superare un fatturato di 400 mila euro;
- per le altre attività il fatturato non deve essere superiore a 700 mila euro.
Per il 2017 si fa riferimento agli incassi del 2016, su cui vanno quindi calcolati gli importi Irpef e Irap. Esercenti arti e professioni, così come le associazioni tra artisti e professionisti devono già applicare, come regola, il sistema della contabilità semplificata.
Se si tengono i registri Iva, ovviamente, si considerano tali documenti sostituti delle annotazioni di entrate e uscite. Tali obblighi ed esenzioni valgono per l’adozione del regime di cassa. Se si deve aprire una partita Iva e si prevede di avere un reddito non superiore ai limiti, è opportuno prendere in esame il calcolo dei redditi semplificati per cassa.
Il registro incassi e pagamenti consente di annotare in modo semplice le fatture emesse e quelle relative alle spese sostenute, ma naturalmente è la strada più vicina alla contabilità ordinaria e si presta all’aumento dei controlli sui movimenti finanziari. Va bene quindi per chi utilizza il regime Iva per cassa.
Chi opera al dettaglio e quindi incassa subito, come bar, parrucchieri e simili, pagando però i fornitori in maniera dilazionata, si può avvalere del regime di cassa nel metodo della registrazione dei documenti, perché si ha la possibilità di avere in cassa il corrispettivo delle fatture emesse e si pagano le imposte sul ricavato reale e si consiglia per le fatture dei fornitori, nel caso siano in contanti di far apporre timbra e firma del fornitore a certificazione del regolamento del pagamento cash. Per chi invece deve attendere i pagamenti dai propri clienti, potrebbe prendere in considerazione la contabilità ordinaria, fatti salvi i limiti reddituali imposti dalla normativa.
Inoltre per completezza di argomentazione, da sempre le imprese minori possono adottare il principio di cassa con i registri Iva integrati. Seguendo tale via bisogna annotare, oltre alle entrate e alle uscite, ovvero tutte le fatture emesse e a quelle ricevute, anche le spese fuori campo Iva., ed è anche necessario registrare tutte le fatture non pagate o non riscosse. Il calcolo del reddito, quindi deve essere svolto tenendo conto della differenza tra i due valori.
In questo caso va da sé che per convenienza del commercialistà e del cliente, conviene passare alla contabilità per competenza.
Per gestire al meglio la contabilità e la fatturazione, è opportuno affidarsi ad un software gestionale di fatturazione che consente di predisporre ed emettere le fatture, sia elettroniche sia da stampare per avere la versione cartacea, ma anche di tenere il registro digitale di entrate e uscite con i nuovi regimi. Chi apre la partita Iva ha la necessità di un ausilio per fare le prime fatture e tenere la contabilità. Il programma informatico di contabilità e fatturazione permette di gestire la contabilità di cassa semplicemente selezionando le rispettive impostazioni.
Si può optare per il regime di competenza in cui si inseriscono i dati di consegna e spedizione per beni mobili, la firma del contratto per i beni immobili e la maturazione dei corrispettivi inerenti i servizi. Il regime di cassa, scegliendo l’apposita opzione, prevede la registrazione del pagamento all’incasso. Naturalmente per i contanti non ci sono problemi, perché il pagamento è immediato e la disponibilità è in tempo reale. Per quanto riguarda le somme ricevute attraverso bonifico bancario o carta di credito, fa fede la data di disponibilità dell’importo sul conto corrente bancario. Acquistare il software per la fatturazione e la contabilità consente di svolgere le necessarie operazioni in tempi rapidi e in modo semplice. Infatti le impostazioni del gestionale di fatturazione portano ad avere automatismi che aiutano a ridurre il margine di errore e a preparare le fatture, nonché registrarle e archiviarle senza difficoltà. All’inizio dell’attività, in particolare, è utile avere un supporto e riuscire ad automatizzare la predisposizione dei documenti fiscali. Operando con il software sarà facile anche avere a portata di mano i documenti, archiviati digitalmente, per la trasmissione agli uffici competenti oppure per eventuali controlli effettuati dalle autorità.
Tra le principali funzioni del software ci sono la tenuta dei registri dove annotare proventi ottenuti e spese sostenute; i registri Iva in cui riportare gli incassi mancati e i pagamenti effettuati, con le diverse specifiche; la possibilità di tenere i diversi tipi di registri Iva, in modo da non dover cambiare programma informatico al variare della propria contabilità.
Le soluzioni a disposizione delle imprese con i software dedicati sono molte e permettono di integrare la gestione amministrativa. I programmi consentono di fare un rilevamento automatico del movimento di cassa contestualmente alla registrazione del saldaconto oppure alla registrazione del documento; di svolgere la gestione delle rettifiche riguardanti le registrazioni rilevanti per cassa; di registrare le fatture con il regime per competenza; di elaborare i dati per svolgere controlli sul fatturato e sulle spese; di stampare i registri contabili come previsto dalle normative vigenti.
I software gestionali di fatturazione sono stati aggiornati secondo le disposizioni di legge, quindi il loro acquisto garantisce di poter usare sistemi adeguati alle richieste derivanti dalle norme fiscali in corso e di poter adempiere agli obblighi indicati dalla legge.
Da luglio 2017 è necessario adeguarsi al nuovo sistema, quindi chi sta aprendo la partita Iva trova nel software sulla contabilità il miglior alleato per affrontare la burocrazia amministrativa della sua attività, qualsiasi regime voglia adottare. Con un unico programma potrà predisporre le fatture, registrare quelle in uscita e in entrata e fare i calcoli circa il reddito e il bilancio dell’impresa. Si tratta di un aiuto indispensabile per risparmiare tempo e denaro, perché in questo modo si velocizzano e automatizzano le operazioni, operando in modo digitale, così da avere la possibilità di inviare le fatture e i dati direttamente online ai clienti, ai fornitori e al Fisco.